Nach Abschluss ihrer Tätigkeit haben Mitarbeiter Anspruch auf ein Zeugnis. Dies ergibt sich für Arbeitnehmer aus § 109 GewO, für Auszubildende aus § 16 BBiG. Für Personalverantwortliche kann sich die Erstellung eines Zeugnisses als kompliziert erweisen. Der Grundsatz im Zeugnisrecht lautet: Ein Zeugnis muss wohlwollend, aber auch wahr sein. Wenn sich nun im Laufe des Beschäftigungsverhältnisses unschöne Dinge abgespielt haben, die u.U. sogar zu dessen Beendigung geführt haben, ist die korrekte Formulierung eines Zeugnisses oft ein „Seiltanz“. Personalverantwortliche müssen den Spagat schaffen zwischen wahrheitsgemäßen Inhalten und der Wohlwollenspflicht. Nicht umsonst gibt es zahlreiche Zeugnisberichtigungsprozesse, mit welchen die Beschäftigten eine Verbesserung ihrer Beurteilung erstreben.
Dies liegt darin begründet, dass Arbeitszeugnisse auf der einen Seite zahlreiche arbeitsrechtliche, formelle und inhaltliche Anforderungen zu berücksichtigen haben. Sie müssen zudem die individuellen Arbeitsleistungen der Mitarbeitenden ausreichend beleuchten. Verlangen Arbeitnehmer ein qualifiziertes Zeugnis, sind Personalverantwortliche verpflichtet, auch deren Leistung und Verhalten umfassend zu berücksichtigten.
Bei dieser komplexen Rechtslage sind Arbeitgeber wie Personalverantwortliche auf Unterstützung aus der Literatur angewiesen. Drei neue Handbücher sollen nachstehend vorgestellt werden.
Hein Schleßmann: Das Arbeitszeugnis – Das Zeugnisrecht, Zeugnissprache, Bausteine, Muster, Auskünfte über Arbeitnehmer, Fachmedien Recht und Wirtschaft, Frankfurt, 24. Aufl. 2023, Softcover, XVII, 372 S., ISBN 978-3-8005-1847-0, € 98,00.
Wer Hilfe bei der rechtssicheren Erstellung von Arbeitszeugnissen sucht, kann den „Schleßmann“ zu Rate zu ziehen. Mit diesem Buch haben Sie ein Standartwerk zum Arbeitszeugnis in der Hand, welches nunmehr bereits in der 24. Auflage erschienen ist. Mit dieser Neuauflage beantwortet der Autor in bewährter Weise praxisgerecht sämtliche Fragen, die sich im Zusammenhang mit der Fertigung sowie dem Lesen von Zeugnissen stellen können. Er hat das Fachbuch anlässlich der Neuauflage rechtlich auf den neuesten Stand gebracht und die seit der letzten Auflage im Jahre 2021 neu ergangene Rechtsprechung sämtlicher Instanzen sowie erschienene Literatur eingearbeitet. Vertieft überarbeitet wurden bestimmte Themen wie z.B. die Frage des Datums der Zeugniserteilung, die Koppelung der Aufbewahrungsfrist mit der Verjährungsfrist, Gefälligkeitszeugnisse sowie die Zeugnisrelevanz bei GmbH-Geschäftsführern und -Geschäftsführerinnen. Mit berücksichtigt wurde auch die neue Rechtsprechung des BAG zur Dankesformel sowie zum Fließtext bei der Erstellung von Zeugnissen.
Der Autor, Rechtsanwalt und Professor, wendet sich mit diesem Werk an die verschiedensten Berufsgruppen, die Zeugnisse formulieren oder aber entziffern müssen: Rechtsanwälte, Arbeitsgerichte, Personalabteilungen, Betriebsräte, Arbeitgeberverbände, Gewerkschaften, Behörden sowie Arbeitnehmer als Zeugnisempfänger. Diesem Benutzerkreis soll eine Arbeitshilfe zur Verfügung gestellt werden, welche ihnen sowohl das Zeugnisrecht als auch die Zeugnissprache eingehend vermittelt.
I. Diesem Anspruch wird das Besprechungswerk gerecht. Schleßmann stellt die gesamten Grundlagen des Zeugnisrechts dar und gibt eine Antwort auf alle relevanten Fragen. Wie müssen Zeugnisse vom Beschäftigten beantragt werden, wann erlischt ein Zeugnisanspruch? Was muss bei der Erteilung eines Zeugnisses beachtet werden? Welchen Inhalt sollten Zeugnisse haben? Hier beleuchtet der Autor die wichtige Frage, was im Zeugnis stehen darf, was nur auf Wunsch des Beschäftigten. Wann ist ein sog. qualifiziertes Zeugnis auszustellen, wann „nur“ ein einfaches? Nicht vergessen werden auch Ausführungen zur Form des Zeugnisses, wie z.B. der Einhaltung der Schriftform u.ä. Sodann bespricht der Autor die praxisrelevante Frage, wann Beschäftigte Anspruch auf ein vorläufiges bzw. ein Zwischenzeugnis haben. Von Wichtigkeit sind auch die weiteren Kapitel zur Frage der Änderung von Zeugnissen sowie der Durchsetzung des Zeugnisanspruchs bzw. der Problematik der Haftung des Ausstellers.
II. In Teil 2 des Werkes befasst sich Schleßmann ausführlich mit der sog. Zeugnissprache. Hierunter versteht man die Verwendung von Geheimcodes, die es „Eingeweihten“ ermöglichen, die wahre Aussage hinter bestimmten Formulierungen herauszulesen. So hält die deutsche Sprache eine Reihe von Formulierungen bereit, die auf den ersten Blick positiv erscheinen, aber auch negativ ausgelegt werden können. Für dieses „zwischen den Zeilen lesen“ gibt der Autor wertvolle Tipps, damit diese Geheimcodes richtig angewandt und aber auch entsprechend entziffert werden können.
In diesem Zusammenhang stellt Schleßmann auch die Grundsätze der in qualifizierten Zeugnissen vorzunehmenden Leistungsbeurteilung dar. Sehr hilfreich sind hier die auf S. 233 ff. zu findenden Tabellen zur Vergabe von Zeugnisnoten sowie die gebräuchlichsten Zeugnisbeurteilungen. Abgerundet werden diese Ausführungen um den Punkt „Führungsbeurteilung“. Hier zeigt der Autor anhand von Rechtsprechungsbeispielen mögliche Formulierungen auf und stellt das führungsmäßige Gesamturteil ebenfalls anhand einer Tabelle zusammen. Wesentlich sind hierbei auch die sog. Bausteine der Beurteilung. Das Aufspalten in Einzelmerkmale macht ein Zeugnis aussagekräftiger. Wiederum in tabellarischen Zusammenstellungen werden Formulierungsbeispiele gegeben zur Frage der Arbeitsweise, der Arbeitsbereitschaft und -befähigung, zum Arbeitserfolg sowie zur Führungsqualifikation.
III. Teil 3 ist dem Aufbau und der Gliederung von Zeugnissen gewidmet. Wiederum findet der Leser – tabellarisch zusammengestellt – mögliche Gliederungspunkte eines Zeugnisses sowie Formulierungshilfen. Sehr praxisrelevant wurden auch Zeugnismuster für diverse Zeugnisarten – auch für ein vorläufiges bzw. Zwischenzeugnis – abgedruckt, um den Nutzer des Werkes bestmöglich bei der Abfassung von Zeugnissen zu unterstützen.
IV. Diesem Zweck dient auch Teil 4 des Buches, welcher ausführliche Zeugnis- und Beurteilungs-Muster beinhaltet. In diesem Kapitel hat der Autor die einzelnen Zeugnismuster aus dem Textteil ausgegliedert und zusammen mit den Beurteilungsmustern in Teil 4 in Form von insgesamt 60 Mustern dargestellt. Diese Muster sind notenmäßig unterteilt und mit Anmerkungen versehen. Hier findet der Nutzer des Werkes Vorschläge für sehr gute, gute, befriedigende sowie schwache bzw. problematische Zeugnisse/Beurteilungen. Der Autor berücksichtigt zudem die Frage, wie Zeugnisse für Personen auszusehen haben, die dem dritten Geschlecht zugeordnet sind. Hier findet sich auf S. 145 ein entsprechender Formulierungsvorschlag.
Mit der Neuauflage seines Fachbuchs gibt der Autor dem interessierten Leser ein Werk an die Hand, welches zahlreiche Hilfestellungen bei der Abfassung sowie auch dem Verstehen und Entschlüsseln von Zeugnissen bietet. Es finden sich zahlreiche tabellarische Darstellungen, um dem Leser überblickmäßig eine schnelle Information an die Hand zu geben. Diesem Zweck dienen auch weiter Zwischenüberschriften, welche der besseren Übersichtlichkeit und leichteren Lesbarkeit dienen sollen.
Der Nutzer dieses Standartwerks ist damit in die Lage versetzt, bei der Formulierung von Zeugnissen durch einen einfachen Blick in das Werk zahlreiche Hilfestellungen zu erlangen und Zeugnisse möglichst „rechtssicher“ zu gestalten, um soweit als möglich Zeugnisberichtigungsprozesse zu vermeiden. Wer das Buch zur Hand nimmt, um ein Zeugnis besser zu verstehen und hinterfragen zu können, wird ebenfalls die gewünschte Information bekommen. Damit kann das Fachbuch Jedem empfohlen werden, der mit Arbeitszeugnissen befasst ist.
Knobbe / Leis / Umnuß: Arbeitszeugnisse. Textbausteine und Tätigkeitsbeschreibungen, Haufe-Lexware, 10. Auflage 2023, Softcover, 276 S., ISBN 978-3-648-16407-5, € 39,99.
Einen anderen Ansatz wählt das Besprechungswerk von Knobbe/Leis/ Umnuß. Es erscheint als Softcover Printausgabe, die ergänzt wird durch eine digitale und kostenfreie Ergänzung auf auf myBook+. Es bietet damit Arbeitshilfen, die über ein normales Buch hinaus, eine digitale Dimension eröffnen. Hierzu findet sich am Buchende der individuelle Buchcode. Mit diesem kann sich der Nutzer des Werkes bei myBook registrieren und dann einloggen, um auf die Online-Materialien dieses Buches zugreifen zu können. So kann das Werk als E-Book direkt online im Browser gelesen werden. Zudem ist ein Zugriff auf ergänzende Materialien und Inhalte möglich. Die Autoren versprechen einen „schnellen Weg zum Arbeitszeugnis“. Dem Nutzer stehen fast 1.500 Textbausteine zum Verfassen von Arbeitszeugnissen zur Verfügung, welche von den Autoren rechtssicher formuliert worden sind. Im Kapitel 1 ein wurde eine Ablaufcheckliste erarbeitet: Wer muss was tun? Wer ist an der Erstellung von Arbeitszeugnissen beteiligt, wie sollte eine Zeitplanung erfolgen? Ergänzt werden diese allgemeinen Ausführungen und Informationen durch die Erläuterung, welche Inhalte Arbeitszeugnisse haben müssen und wie ein Begleitbogen als Arbeitsmittel erstellt und ein Begleitschreiben für den Fachvorgesetzten formuliert werden kann. Kapitel 3 enthält sodann zahlreiche Textbausteine für männliche und Kapitel 4 für weibliche Mitarbeiter/innen und berücksichtigt zahlreiche Tätigkeitssparten. In Kapitel 5 finden sich Textbausteine in englischer Sprache und in Kapitel 6 erhält der Nutzer zahlreiche Hilfestellungen bei der Erstellung von Tätigkeitsbeschreibungen – unterteilt nach einer Vielzahl von Berufen. Im Kapitel 7 geben die Autoren abschließende Tipps, wie Arbeitszeugnisse gestaltet werden können.
II. Damit stellen die Fachautoren dem Nutzer des Werkes rechtssichere Formulierungsvorschläge für die verschiedensten Berufssparten zur Verfügung und zwar für alle Notenstufen mit jeweils sechs Möglichkeiten einer Formulierung.
Somit ist der Nutzer des Werkes in der Lage, rechtssicher und ohne einen großen Aufwand Arbeitszeugnisse zu stellen.
Das Werk kann Praktikern aus den oben erläuterten Vorteilen dieser Buchgestaltung und Vorgehensweise empfohlen werden, wobei der Preis dieses Sachbuches eher moderat ist.
Rambach / Wilcken / Backer: Praxishandbuch Arbeitszeugnisse. Rechtssichere Grundlagen und Musterzeugnisse, Haufe-Lexware, 2. Aufl. 2021, Hardcover, 540 S., ISBN 978-3-648-15008-5, € 59,95.
Das Handbuch verspricht, „Arbeitszeugnisse im Handumdrehen zu erstellen“. Um dieses Versprechen einzulösen, erläutern die Autoren zunächst einmal die rechtlichen Grundlagen von Zeugnissen wie z.B. die Zeugnisarten, den notwendigen Inhalt von Zeugnissen und die Vorgehensweise bei der richtigen Beurteilung von Leistung und Verhalten der zu bewertenden Mitarbeiter (Kapitel 1). Sodann wenden sich die Autoren komplexeren Fragestellungen zu und besprechen die Frage, wer einen Zeugnisanspruch hat und er wer dieses ausstellen muss. Wie ist bei einer notwendigen Zeugnisänderung zu verfahren? Welchen Einfluss haben Krankheit, Betriebsratstätigkeit oder Eltern- bzw. Pflegezeit auf den Zeugnisinhalt? (Kapitel 2) In Kapitel 3 erläutern die Autoren sodann den Weg der Zeugniserstellung und besprechen den Nutzen von Bewertungsbögen bei der korrekten Einschätzung von Leistung und Verhalten von Mitarbeitern. Anhand einer Checkliste kann der Nutzer des Werkes das fertige Zeugnis nochmals auf Korrektheit prüfen.
Das äußerst umfangreiche Kapitel 4 ist das „Herzstück“ des Praxishandbuchs, soweit es um praktische Fragen geht. In diesem werden unterteilt nach Tätigkeitsbeschreibungen Musterzeugnisse ausformuliert, die der Nutzer bedenkenlos bei der Erstellung seines Zeugnisses verwenden kann. Als Beispiel möge der Beruf Floristen dienen. In dem auf S. 264 nachzulesenden Musterzeugnis sind alle wesentlichen Punkte eines entsprechenden Zeugnisses berücksichtigt, welches dann nur noch auf die jeweilige Arbeitssituation angepasst werden muss.
Ergänzt werden diese Formulierungshilfen für Musterzeugnisse durch Textbausteine mit Vorschlägen, wie Arbeitszeugnisse üblicherweise aufgebaut werden. Dieses sehr praxisnahe Personalhandbuch zum Zeugnisrecht besticht durch praktikable Lösungsvorschläge, wie Arbeitszeugnisse auf einfachem Weg rechtssicher erstellt werden können. Die zahlreichen Musterzeugnisse stellen eine erhebliche Arbeitserleichterung dar, da für die meisten Berufsgruppen Musterformulieren „abgerufen“ werden können. Aus diesem Grunde ist dieses Sachbuch ebenfalls eine lohnenswerte Anschaffung, allerdings ist das Werk bereits im Jahre 2021 erschienen und kann damit die zwischenzeitlich aktuelle Rechtsprechung zum Zeugnisrecht noch nicht berücksichtigen. (csh)
Dr. Carmen Silvia Hergenröder (csh) ist als selbständige Rechtsanwältin tätig. Sie wirkte als Dozentin an der Fachhochschule des Bundes der BfA in Berlin im Bereich des Bürgerlichen Rechts und an der Handwerkskammer für Unterfranken im Bereich des Bürgerlichen Rechts und des Arbeitsrechts. In ihrer langjährigen Praxis als Referentin widmet sie sich insbesondere Seminaren zum Arbeits- und Berufsbildungsrecht sowie zum Betriebsverfassungsrecht. Zusätzlich arbeitet sie als Herausgeberin und Autorin juristischer Literatur.
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